Na skróty
Slajdy dotyczące poniższego opisu są dostępne tutaj.
Przyczyny trudności dot. raportowania w przedsiębiorstwach
Małe i średnie przedsiębiorstwa zaczynają informatyzację od zakupu programów do obsługi firmy – księgowych, magazynowych, kadrowych i innych. Często spotykany wybór innego narzędzia do, np. obsługi magazynu a innego do księgowości powoduje, że firma nie posiada jednej bazy danych zawierającej informacje o pracownikach magazynu, operacjach jakie robią w tymże magazynie, nie ma też automatycznego przełożenia operacji magazynowych na dane finansowe. Przykład inny – narzędzia do zarządzania projektami i pakiety kadrowe – jeżeli przedsiębiorstwo wybierze program innego producenta do zarządzania projektami, a innego do obsługi kadr, szybko dojdzie do sytuacji w której chcemy uzyskać informacje o jednym pracowniku, który jednak występuje w osobnych narzędziach i osobnych bazach danych. Przygotowanie jakiegokolwiek raportu obejmującego dane z tak różnych źrodeł wymaga czasu, rzadko kiedy jest zautomatyzowane, oraz jest obarczone dużym ryzykiem pomyłek (czynnik ludzki) przy przygotowywaniu takiego raportu „na piechotę”.
Jednym z możliwych rozwiązań jest przygotowanie i uruchomienie bazy danych (tzw. kostki) OLAP. Technologia OLAP umożliwia udostępnienie użytkownikowi danych z baz danych w sposób bardziej dostępny (dane które z bazie danych są znormalizowane, a w efekcie mało czytelne dla człowieka nie znającego struktury bazy danych, w kostce OLAP są przedstawione i dostępne pod postaciami tzw. miar i wymiarów), oraz – co istotne – umożliwia łączenie danych z wielu źródeł.
Wracając do naszego przykładu – przygotowanie „na piechotę” raportu dotyczącego proacownika realizującego projekty będzie wymagało żmudnego wyszukania pożądanych danych w obu programach. Skorzystanie z bazy OLAP, łączącej dane z obu programów, będzie wymagało tylko szybkiego wybrania wymiarów i właściwych dla nich miar (np. wymiary: nazwisko pracownika i nazwa projektu, miary: ilość przepracowanych godzin i ilość godzin przewidzianych na wykonanie zadania). Metoda „na piechotę” to nieokreślona ilość czasu na każde zestawienie, metoda korzystająca z OLAP to kilka kliknięć myszką w Excelu.
Co jest ważne i wymaga podkreślenia:
1) Tworzenie osobnej bazy danych (kostki) OLAP nie ingeruje w żaden sposób w działającą aplikację / działające aplikacje. Nie istnieje koniecznośc wykonania żadnych zmian w używanych aplikacjach, sposobie pracy z nimi, czy nawet informowania użytkowników że trwają prace związane z danymi na których oni operują.
2) Uruchomienie dodatkowych narzędzi raportowych w żaden sposób nie wpłynie na używane aplikacje. Należy podkreślić że wszelkie operacje dotyczące raportowania będą się działy w obrębie nowostworzonej bazy OLAP – wszelkie obawy dotyczące np. wydajności uzywanych aplikacji po wdrożeniu OLAP są bezpodstawne. Dodatkowo, jeżeli nowoutworzona baza OLAP przejmie role źródła danych raportowych, aplikacje mogą na tym skorzystać – nie będą obciążane zadaniami tworzenia raportów „przejętych” przez OLAP.
W razie pytań dotyczących powyższych zagadnień prosimy o kontakt.